TENTANG ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Sampai saat sekarang ini masih banyak orang yang berpikiran jika administrasi hanyalah sebagai aktivitas catat mencatat. Sementara itu sebetulnya tidak sedikit teori yang mengemukakan aktivitas administrasi lebih dari sekedar aktivitas catat mencatat saja. 

Aktivitas administrasi yang lebih kerap diucap dengan ketatausahaan pada suatu organisasi mempunyai manfaat ataupun hasil yang sangat berarti, sehingga mempunyai peranan yang tidak boleh diremehkan atau dipandang dengan sebelah mata.

Administrasi pendidikan yang baik mencerminkan pelaksanaan pendidikan yang baik. Dengan kata lain, apabila proses administrasi dikerjakan dengan baik, hingga berarti terdapat kinerja yang baik, sebab salah satu tugas pokok administrasi merupakan “cuma” mencatat saja peristiwa atau proses yang terdapat dalam kegiatan organisasi. 

Tetapi, bisa pula yang terjalin merupakan perihal kebalikannya, di mana dalam suatu organisasi, tujuan-tujuan ataupun sasaran-sasaran dari projek-projeknya di situ tidak sempat tercapai dalam artian sebetulnya, melainkan cuma “tercapai” dalam laporan administratif, bukan pada aplikasi serta hasil yang sebenarnya. 

Definisi Administrasi Pendidikan

Seperti yang sebelumnya dikemukakan, bahwa sampai saat ini masih banyak orang yang berpikiran bahwa administrasi cumalah selaku aktivitas catat mencatat. 

Pemikiran orang bisa saja semacam ini sebab memanglah dari kegiatannya yang nampak dari luar administrasi memanglah didominasi oleh aktivitas catat mencatat, apakah dicoba dengan memakai tangan, perlengkapan tulis, mesin ketik, pc/ laptop, mesin cetak, serta sebagainya. 

Sementara itu sebetulnya tidak sedikit teori yang mengemukakan aktivitas administrasi lebih dari sekedar itu saja. 

Aktivitas administrasi yang lebih kerap diucap dengan ketatausahaan pada suatu organisasi mempunyai kegunaan ataupun hasil yang sangat berarti, sehingga mempunyai kegunaan yang tidak boleh diremehkan. 

Bagi Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi serta Manajemen”, administrasi merupakan sesuatu aktivitas yang meliputi catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda serta sebagainya yang bertabiat teknis ketatausahaan. Sebaliknya Manajemen dimaksud selaku penerapan serta pengambilan keputusan dari administrasi. 

Teori Administrasi

Teori administrasi yang dikemukakan oleh Hick serta Gullett (1975), menarangkan tentang organisasi yang sempurna, yang mana teori administrasi merumuskan strategi buat mempraktikkan struktur birokrasi. 

Teori administrasi menerjemahkan gimana cerminan dari dasar-dasar model birokrasi jadi dasar-dasar manajerial instan yang efisien.

Pada tahun 1916, Henry Fayol seseorang industrialis yang berkebangsaan Perancis mengenali sebagian prinsip manajemen. Peninggalan Fayol yang sangat populer merupakan tentang kegunaan utama manajemen, yaitu sebagai berikut: 

• Merancang (Planning), 
• Mengorganisasi (Organising), 
• Menggerakkan (Actuating), serta 
• Mengendalikan (Controlling). 

Fayol populer hendak dasar-dasar manajemennya yang dia sebut selaku dasar-dasar dari sebuah administrasi. 

Banyak orang menguasai Fayol selaku pakar yang mengemukakan teori manajemen dibanding teori administrasi yang diakibatkan karya aslinya “Administration Industrielle et Generale” yang berbahasa Perancis itu diterjemahkan dalam Bahasa Inggris menjadi “General and Industrial Management”. 

Prinsip-prinsip administrasi Fayol dalam buku tersebut sudah diterapkan secara luas serta membagikan pengaruh yang besar pada pertumbuhan desain serta administrasi organisasi industri modern. Banyak prinsip dasar yang dikemukakan oleh Fayol tidak berbeda jauh dengan model birokrasi yang dikemukakan oleh Weber.

Konsep Administrasi dan Manajemen

Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang memiliki makna menolong ataupun melayani. Dalam bahasa Inggris perkataan administrasi berasal dari kata administration, yang maksudnya melayani, mengatur, ataupun mengelola sesuatu organisasi dalam menggapai tujuannya secara intensif. 

Sagala (2005:21) mengemukakan kalau di Indonesia pula diketahui istilah administratie yang berasal dari bahasa Belanda yang pengertiannya lebih kecil, karena cuma terbatas pada kegiatan ketatausahaan ialah kegiatan penataan penjelasan secara sistematis serta pencatatan seluruh keterangan yang diperoleh serta dibutuhkan menimpa hubungannya satu sama lain. 

Tetapi, administrasi dalam makna yang luas bagi Albert Lepawsky mencakup organisasi serta manajemen. Perihal ini sejalan dengan komentar William H. Newman (1951) yang berkomentar kalau administrasi bisa dipahami selaku pembimbingan, kepemimpinan, serta kepengawasan usaha-usaha sesuatu kelompok orang-orang kearah tujuan bersama. 

Berikutnya, Slamet Wijadi Atmosudarmo (1961) mengemukakan kalau penafsiran administrasi bisa ditinjau dari sudut: 

1. Institusional, ialah administrasi merupakan sekelompok orang selaku sesuatu kesatuan melaksanakan proses kegiatan-kegiatan buat menggapai tujuan bersama, 
2. Fungsional, ialah seluruh kegiatan serta aksi yang dicoba buat menggapai tujuan serta bertabiat melihat ke depan, serta 
3. Selaku proses, ialah totalitas proses yang berupa kegiatan- kegiatan, pemikiran- pemikiran, pengaturan-pengaturan semenjak dari penentuan tujuan hingga penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan tersebut. 

Administrasi bisa dimaksud selaku usaha bersama buat mendayagunakan seluruh sumber baik personil ataupun materil secara efisien dan efektif buat menggapai tujuan organisasi yang sudah diresmikan. 

Dalam artiannya secara kecil administrasi bisa ditatap selaku segala aktivitas pencatatan secara tertulis serta penataan sistematis dari seluruh data yang terdapat supaya memudahkan mendapatkan rangkuman informasi dari segala aktivitas serta kondisi yang tengah berlangsung dalam suatu organisasi/ kantor. 

Aktivitas dalam administrasi ini sendiri meliputi serangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mencerna, menggandakan, mengirim serta menaruh keterangan- keterangan yang diperlukan dalam tiap kerja sama. 

Sedangkan dalam artiannya secara luas, administrasi bisa ditatap selaku totalitas proses kerja sama antara dua orang ataupun lebih secara rasional dalam rangka menggapai tujuan secara efisien serta efektif.

Bagi Parajudi Atmosudirjo (1975), administrasi merupakan pengendalian serta penggerak dari sesuatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu jadi hidup serta bergerak mengarah tercapainya segala suatu yang sudah diresmikan oleh pimpinan organisasi. 

Selanjutnya, Leonald D. White mengemukakan kalau administrasi ialah sesuatu proses yang dijumpai dalam nyaris seluruh organisasi yang produktif apakah kepunyaan pemerintah ataupun swasta, di bidang sipil ataupun militer, dalam skala besar maupun kecil.

Sebaliknya sebutan manajemen diambil dari Bahasa Latin “manus” yang maksudnya tangan serta “agere” yang maksudnya mengerjakan. Kedua kata tersebut digabung jadi “managere” yang berarti menanggulangi, managere dialihbahasakan dalam Bahasa Inggris jadi kata kerja to manage untuk orang yang melaksanakan kegiatan manajemen yang setelah itu istilah management ini diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia jadi manajemen yang bisa berarti pengelolaan.

Robert Gram. Murdoch serta Joel E. Ross (1990:3) mendefinisikan manajemen selaku aktivitas merancang, mengorganisasikan, memprakarsai, serta mengen- dalikan pembedahan. 

Merancang ialah menetapkan strategi, tujuan, serta memilah aksi yang terbaik buat menggapai apa yang sudah direncanakan. 

Mengorganisasikan ialah menyusun tujuan-tujuan ke dalam kelompok yang homogen serta menetapkan pendelegasian wewenang. 

Mengatur ialah mengawasi prestasi kerja supaya sesuai dengan standard yang sudah didetetapkan. 

Pada penafsiran manajemen sebagaimana yang diungkapkan oleh Robert Gram. Murdoch serta Joel E. Ross di atas sudah tercantum di dalamnya, yaitu sebagai berikut:

1. Fungsi-fungsi dari manajemen ialah Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organising), Aksi/ Penerapan Tugas (Actuating), serta Pengendalian (Controlling), 
2. Tujuan yang hendak dicapai dari sesuatu aktivitas yang dilaksanakan serta gimana menggapai tujuan cocok dengan yang diharapkan, serta 
3. Melukiskan manajemen selaku sesuatu proses sekaligus keahlian dalam perihal manajemen selaku sesuatu keahlian yang bukan cuma bertabiat teoritis namun pula yang tidak kalah pentingnya manajemen pula wajib bertabiat instan sebab seseorang manajer harus mengalami sesuatu suasana yang nyata di tempat dia bekerja.

Manajemen pula bisa dikatakan selaku proses mengkoordinasi serta mengintegrasikan kegiatan- kegiatan kerja supaya dituntaskan secara efektif serta efisien dengan serta lewat orang lain. 

Bagi Ross Stainton (1982:1), manajemen merupakan pengawasan/ pengendalian terhadap barang, peristiwa, ataupun urusan- urusan, apakah urusan pemerintahan, bisnis, politik, ataupun urusan rumah tangga seorang sekalipun. 

Persamaan serta Perbandingan antara Administrasi serta Manajemen

Sebagian pakar berkomentar kalau administrasi sama dengan manajemen, semacam komentar yang digunakan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa bahwa kedua sebutan itu ialah persamaan kata (sinonim). 

Administrasi kerap dipakai di bidang Administrasi Negeri/ Birokrasi, sebaliknya Manajemen kerap dipakai di bidang Administrasi Bisnis/ Niaga. Dalam penafsiran ini, penerapan administrasi serta manajemen membentuk satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain cuma kegiatannya yang bisa dibedakan.

Tetapi sebagian pakar yang lain berkomentar kalau administrasi berbeda dengan manajemen, di mana administrasi diposisikan dalam lingkup yang lebih luas serta manajemen ialah bagian inti dari administrasi. 

Administrasi bersifat konseptual yang memastikan tujuan serta kebijakan universal secara merata sebaliknya manajemen yang lebih bersifat operasional selaku subkonsep yang tugasnya melakukan seluruh aktivitas buat menggapai tujuan serta kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkatan administrasi. 

Administrasi penekanannya terletak pada pembuatan kebijakan merata, perencanaan, pembuatan program, penyiapan anggaran (budget), pendekatan sistem, serta pengawasan.

Dari uraian tersebut bisa disimpulkan kalau dengan manajemen administrasi akan tercapai tujuannya. 

Bisa pula dikatakan kalau administrasi merupakan segala proses penerapan aktivitas yang dicoba oleh 2 orang/ lebih secara rasional dalam rangkai menggapai tujuan yang sudah diresmikan. 

Sebaliknya manajemen merupakan ilmu ataupun seni tentang upaya buat menggunakan seluruh sumber energi yang dipunyai organisasi buat menggapai tujuan secara efisien dan efektif. 

Dengan kata lain administrasi ialah segenap proses penyelenggaraan ataupun penyusunan tugas-tugas pokok dalam sesuatu usaha kerjasama sekelompok orang dalam menggapai tujuan bersama, sebaliknya manajemen dibatasi cuma pada segi kepemimpinannya yang memusatkan seluruh orang yang ialah anggota organisasi serta memfasilitasinya supaya seluruh aktivitas organisasi bisa berjalan mudah. 

Dalam pelaksanaannya administrasi serta manajemen tidak bisa dipisahkan. 

Selanjutnya, administrasi selaku proses rangkaian aktivitas mempunyai unsur-unsur sebagai berikut:

1. Organisasi

Faktor administrasi yang awal merupakan organisasi. Bila sekelompok orang mengalami pekerjaan yang telah tidak sanggup lagi untuk ditangani oleh satu orang, muncullah organisasi. 

Organisasi dalam penafsiran dinamisnya ialah suatu yang berhubungan dengan wujud serta pola dalam rangka kerja sama dengan membagi habis seluruh tugas yang terdapat secara pas serta sepadan supaya tujuan bersama yang sudah diresmikan bisa tercapai. 

Sebaliknya organisasi dalam penafsiran statisnya ialah wujud sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama yang mau dicapainya. Pekerjaan yang sudah terbagi- bagi kepada banyak personil itu kemudian digabungkan kembali dengan membentuk sinergi serta harmonisasi aktivitas/ pekerjaan dalam suatu organisasi.

2. Manajemen

Faktor administrasi yang kedua merupakan manajemen. Bagi Stephen P. Robbins serta Mary Coulter (1999:8), manajemen merupakan proses mengkoordinasi serta mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar dituntaskan secara efektif serta efisien dengan serta lewat orang lain.

3. Komunikasi

Faktor administrasi yang ketiga merupakan komunikasi yang berhubungan dengan perkara mengantarkan pesan dari satu pihak kepada pihak yang lain dalam rangka kerja sama dalam sesuatu organisasi buat menggapai tujuan bersama.

4. Kepegawaian

Faktor administrasi yang keempat merupakan kepegawaian yang berhubungan dengan perkara sumber energi manusia, mulai dari penerimaan, pengembangan, sampai pemberhentiannya.

5. Keuangan

Faktor administrasi yang kelima merupakan keuangan yang berhubungan dengan pembiayaan dalam sesuatu usaha kerja sama.

6. Perbekalan/ Fasilitas/ Prasarana

Faktor administrasi yang keenam merupakan perbekalan/ fasilitas/ prasarana yang berhubungan dengan perkara riset, pengadaan, pemanfaatan, penyimpanan, serta perawatan gedung, perlengkapan, beberapa barang, dan peralatan, sampai penghapusan peralatan dari proses administrasi.

7. Ketatausahaan

Faktor administrasi yang ketujuh merupakan ketatausahaan yang berhubungan dengan perkara mempersiapkan, membuat, mengirim, mencatat bahanbahan penjelasan ataupun proses yang diawali dari mengumpulkan, mencatat, memproses( konsep pesan/ keputusan/ korespondensi), perbanyak, mengirim (ekspedisi) serta menaruh (pengarsipan) seluruh bahan-bahan yang berkaitan dengan data yang dibutuhkan dalam sesuatu organisasi buat bisa menggapai tujuannya. 

Informasi yang masih mentah hendak diolah sehingga bisa dipakai oleh setiap bagian yang memerlukan ataupun berkaitan dengannya.

8. Hubungan Masyarakat

Faktor administrasi yang kedelapan merupakan hubungan masyarakat yang berhubungan dengan penjalinan ikatan baik ataupun kerja sama dalam sesuatu organisasi dengan lembaga/ unit usaha lain yang terdapat di lingkungannya. 

Prajudi Atmosudirdjo (1979:118- 120) mengemukakan kalau kehidupan manusia hadapi pertumbuhan dari yang semula manusia primitif, nomaden, beradat, sampai jadi manusia modern. Kemajuan yang dicapai manusia itu meliputi metode berpikir serta metode hidup bermasyarakatnya.

Manusia modern dipandang ataupun diukur dari keahlian dan metode berpikir serta pranata/ sistem kehidupannya secara simpel bisa dikelompokkan selaku berikut:

• Manusia kerja (homo faber), merupakan manusia yang telah mengetahui banyak tentang alam sekitarnya dengan metode menekuni alam, unsur-unsur, serta hukum-hukumnya sehingga warga tersebut dapat menaklukkan alam serta memakainya untuk kepentingan masyarakatnya.

• Manusia birokrasi, merupakan manusia yang suka pekerjaan kertas (paper work) yang sudah sadar hendak berartinya surat-menyurat buat mengendalikan serta memahami pekerjaan. Manusia birokrasi suka kepada pekerjaan ajeg serta tertib, pekerjaan tertentu yang berdasarkan spesialisasi serta pembagian kerja, bekerja tertib bersumber pada perintah, bekerja secara lugas (impersonal), tidak melayani kehendak ataupun kesewenangan orang per orang (individu). 

• Manusia organisasi, merupakan lanjutan dari manusia birokrasi. Dia adalah orang yang sanggup mengatur sekelompok orang buat bekerja sama dalam suatu regu, berlagak tegas, disiplin, mematuhi segala suatu di dalam peraturan yang berlaku/ konstitusi, anggaran bawah, serta moral organisasi. Dia bekerja secara organisatoris. Dia sudah biasa dengan terdapatnya pelimpahan kewenangan (delegation of authortity).

• Manusia manajemen, merupakan manusia rasional. Dia merupakan individu yang sanggup mengatur serta meningkatkan pembedahan kerja melalui keahlian perencanaan (planning), penggerakkan (actuating), serta guna manajemen yang lain. Manusia manajemen kokoh dalam pengendalian serta pengembangan sistem, pembedahan, serta organisasi kerja yang terdiri atas bermacam berbagai kesatuan organisasi serta sistem kerja sekalian. 

• Manusia administrasi, merupakan manusia yang sanggup mengendalikan kinerjanya secara efisien serta efektif. Kekokohannya terletak terutama pada pembuatan kebijakan, aksi yang merata serta terencana, pembuatan program, penyiapan anggaran, pendekatan sistem dan pengawasan. 

Dari uraiannya di atas, hingga Prajudi Atmosudirdjo (1979:120) merumuskan kalau buat jadi manusia modern dimulai dengan jadi manusia kerja, berikutnya jadi manusia manajemen, dan sehabis itu baru jadi manusia administrasi yang jadi dasarnya merupakan manusia birokrasi. 

Dia mengemukakan kalau administrasi dapat ditinjau dari 3 (tiga) sudut, yaitu sebagai berikut:

1. Sudut Proses. Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan seluruh aktivitas yang dicoba buat menggapai tujuan yang diawali dengan proses pemikiran (konseptual), penerapan, sampai tercapainya tujuan yang sudah diresmikan itu.

2. Sudut Guna. Ditinjau dari sudut guna, administrasi terdiri dari bermacam guna ataupun tugas dalam seluruh aktivitas yang dilakukan buat menggapai tujuan itu, semacam guna perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta pengawasan/ pengendalian.

3. Sudut Kelembagaan. Ditinjau dari sudut kelembagaan, administrasi ialah kelembagaan secara totalitas dengan bermacam kegiatan di dalamnya buat menggapai tujuan yang mana aktivitas tersebut bertabiat holistik dari tingkatan atas sampai tingkatan dasar. Dalam berbagai aktivitas ini mengaitkan 4 (empat) tipe personil, ialah:

• Personil yang jadi pemikir serta menetapkan tujuan yang diucap selaku administrator.

• Personil yang mengetuai serta mengatur usaha supaya tujuan organisasi bisa tercapai yang diucap selaku manajer.

• Personil yang menolong manajer dengan membagikan pertimbangan teknis ataupun sumbangan pemikiran yang dibutuhkan oleh pimpinan buat mengambil sesuatu keputusan apa serta gimana suatu usaha hendak terbuat serta dijalankan. Personil yang tugasnya seperti ini diucap selaku staf pakar.

• Personil yang bertugas melakukan pekerjaan secara langsung di bidang- bidang yang sudah didetetapkan dalam unit kerjanya yang diucap selaku staf ataupun pegawai. 

Semoga bermanfaat.

Terima Kasih.

Daftar Pustaka

Atmosudirdjo, S. P. (1979). cet. Ke-7. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi.

Handayaningrat, Soewarno. (1996). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta, Gunung Agung.

Murdoch, Robert G. dan Ross, Joel E. (1990). Sistem Informasi Untuk Manajemen. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Robbins, Stephen P. dan Coulter, Mary. (1999). Manajemen. Jakarta: PT. Prehallindo

Sagala, Syaiful. (2005). Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: CV. Alfabeta.

Stainton, Ross. (1982). The Manager and His Words. London: Oxford Pergamon.

Salam Literasi!